Ninja Food GmbH, Lindenthalgürtel 2, 50935 Köln, E-Mail hallo@tofu.app. Weitere Angaben im Impressum. Reservierst du bei einem Restaurant, das Tofu nutzt und nicht zur Ninja Food GmbH gehört, ist dieses Restaurant für deine Reservierungsdaten verantwortlich; Tofu verarbeitet sie dann in dessen Auftrag.
Für eine Tischreservierung verarbeiten wir die Angaben aus dem Formular: Name, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, Datum, Uhrzeit, Personenzahl sowie freiwillige Angaben wie Anlass oder Hinweise (z. B. Allergien). Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Reservierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Hinweise zu Allergien verarbeiten wir nur, weil du sie uns ausdrücklich mitteilst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du erhältst eine Bestätigung und eine Erinnerung per E-Mail und kannst die Reservierung über den Link darin ändern oder stornieren. Bietet das Restaurant es an, bitten wir dich nach dem Besuch per E-Mail um eine Bewertung; deine Punkte und einen freiwilligen Kommentar sieht das Restaurant (berechtigtes Interesse an Rückmeldung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Damit wir dich bei weiteren Besuchen wiedererkennen, speichern wir ein Gastprofil mit deinen bisherigen Reservierungen und Vorlieben (berechtigtes Interesse an gutem Service, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem jederzeit widersprechen.
Rufst du ein Restaurant an, das den Telefonassistenten von Tofu nutzt, nimmt eine KI den Anruf entgegen und sagt das zu Beginn des Gesprächs. Dabei verarbeiten wir deine Telefonnummer, den Inhalt des Gesprächs (als Textprotokoll, keine Audioaufnahme) und eine gegebenenfalls gebuchte Reservierung. Die Sprachverarbeitung erfolgt über OpenAI, die Telefonie über Twilio. Aus dem Protokoll übernehmen wir Angaben, die für künftige Besuche relevant sind (z. B. Allergien, Sitzplatzwunsch), in dein Gastprofil. Rechtsgrundlage ist die Durchführung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Allergieangaben deine ausdrückliche Mitteilung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Möchtest du lieber mit einem Menschen sprechen, sag es dem Assistenten — er verbindet dich mit dem Restaurant.
Kann der Assistent ein Anliegen nicht selbst erledigen (z. B. Änderung oder Stornierung), leitet er es mit deinem Namen und deiner Rückrufnummer per E-Mail an das Restaurant weiter. Nach einer Buchung kannst du eine Bestätigung per SMS erhalten.
Restaurants können sich in KI-Assistenten wie ChatGPT (OpenAI) oder Claude (Anthropic) buchbar machen. Bittest du dort den Assistenten, über Tofu einen Tisch zu reservieren, übermittelt dein Assistent uns die dafür nötigen Angaben: Name, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, Datum, Uhrzeit, Personenzahl sowie freiwillige Hinweise (z. B. Allergien, Anlass, Platzwunsch). Zusätzlich erhalten wir technische Daten des Anbieters (IP-Adresse seines Servers und, falls mitgesendet, eine pseudonyme Nutzerkennung), die wir nur zum Schutz vor Missbrauch (Begrenzung der Anfragen) kurzzeitig nutzen. Den Inhalt deines Chats erhalten wir nicht.
Wir verwenden diese Angaben ausschließlich zur Durchführung der Reservierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Allergieangaben nur, weil du sie ausdrücklich mitteilst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du erhältst wie bei der Buchungsseite eine Bestätigung per E-Mail mit einem Link zum Ändern oder Stornieren. Für die Verarbeitung im Assistenten selbst ist dessen Anbieter nach seiner eigenen Datenschutzerklärung verantwortlich.
An den Assistenten geben wir nur zurück, was für deine Anfrage nötig ist: öffentliche Angaben zum Restaurant (Name, Adresse, Telefon, Öffnungszeiten, Hinweise von dessen Website), freie Zeiten und bei einer Buchung eine Bestätigung mit Restaurant, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, dem Namen der Reservierung und dem Link zum Ändern oder Stornieren. E-Mail-Adresse und Telefonnummer geben wir nicht an den Assistenten zurück. Der Assistent zeigt diese Antwort in deinem Chat an; sie wird dort nach den Regeln seines Anbieters gespeichert.
Du kannst die Reservierung jederzeit über den Link in der Bestätigung ändern oder stornieren (auch indem du dem Assistenten den Link gibst) und Tofu in den Einstellungen deines Assistenten trennen. Ein Tofu-Konto für Gäste gibt es nicht. Die Reservierung wird wie jede andere dem Gastprofil beim Restaurant zugeordnet (siehe oben); ein gesondertes Profil über deine Nutzung von KI-Assistenten legen wir nicht an, und wir nutzen die Daten nicht für Werbung.
Restaurants können ihren Tofu-Assistenten auch über WhatsApp anbieten. Schreibst du einem solchen Restaurant auf WhatsApp, antwortet eine KI, die Fragen beantwortet und Tische reserviert. Dabei verarbeiten wir deine WhatsApp-Telefonnummer, deinen WhatsApp-Profilnamen, den Inhalt deiner Nachrichten und der Antworten sowie die Angaben zu einer gebuchten Reservierung (Name, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, freiwillige Hinweise wie Allergien). Anhand der Telefonnummer erkennen wir dich wieder, wenn du schon einmal bei dem Restaurant reserviert hast.
Betreibt ein Restaurant mehrere Standorte unter einer gemeinsamen WhatsApp-Nummer, fragt der Assistent zuerst, welcher Standort es sein soll, und merkt sich deine Wahl für das laufende Gespräch. Unter der WhatsApp-Nummer von Tofu selbst hilft dir der Assistent außerdem, unter allen Restaurants, die sich für KI-Assistenten buchbar gemacht haben, eines zu finden (Suche nach Name, Küche oder Ort). Für diese Suche und Auswahl ist Tofu selbst verantwortlich, wie bei der Reservierung über KI-Assistenten (oben); erst wenn du ein Restaurant gewählt hast, sieht dieses das Gespräch ab diesem Zeitpunkt und erhält deine Reservierung. Wechselst du im Gespräch das Restaurant, erhält das neue Restaurant nicht, was du vorher mit uns über das andere geschrieben hast. Die Wahl des Restaurants vergessen wir mit dem Gesprächsverlauf nach 24 Stunden.
Rechtsgrundlage ist die Durchführung deiner Anfrage bzw. Reservierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Allergieangaben deine ausdrückliche Mitteilung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Den Gesprächsverlauf, den der Assistent als Kontext nutzt, leeren wir 24 Stunden nach deiner letzten Nachricht, bei „STOP“ sofort. Ein Protokoll des Gesprächs bleibt wie bei telefonischen Reservierungen 90 Tage für das Restaurant sichtbar (siehe Speicherdauer). Wir antworten nur auf deine Nachrichten und schicken keine Werbung. Mit „STOP“ meldest du dich ab, mit „START“ wieder an.
Die Nachrichten laufen über WhatsApp, einen Dienst der Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland), und unseren Dienstleister Twilio, der die Verbindung zu WhatsApp herstellt. Meta verarbeitet dabei als Empfänger insbesondere deine Telefonnummer, Verbindungs- und Metadaten sowie die Nachrichten auf dem Transportweg; für die Nutzung der WhatsApp-App selbst gilt die Datenschutzerklärung von WhatsApp. Eine Übermittlung in die USA durch Meta oder Twilio ist dabei nicht ausgeschlossen. Die Texte verarbeitet OpenAI, um die Antworten des Assistenten zu erzeugen. Möchtest du WhatsApp nicht nutzen, kannst du jederzeit über die Buchungsseite oder telefonisch reservieren.
Restaurants können über Tofu bei „Reserve with Google“ teilnehmen. Dann kannst du in Google Maps oder der Google-Suche direkt über den Button „Tisch reservieren“ buchen, ohne Google zu verlassen. Google übermittelt uns dafür die Angaben aus dem Buchungsformular: Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit, Personenzahl, gegebenenfalls einen Hinweis an das Restaurant sowie eine pseudonyme Google-Nutzerkennung. Die Kennzeichnung brauchen wir, um dir deine Google-Buchungen anzuzeigen und doppelte Buchungen zu verhindern.
Rechtsgrundlage ist die Durchführung der Reservierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Reservierung wird wie jede andere beim Restaurant gespeichert und deinem Gastprofil zugeordnet (siehe oben); neben der Bestätigung von Google erhältst du von uns eine Bestätigung per E-Mail mit einem Link zum Ändern oder Stornieren. Ändert oder storniert das Restaurant die Buchung, melden wir Google den neuen Stand (Status, Datum, Uhrzeit, Dauer, Personenzahl), damit er in deinem Google-Konto stimmt. Daneben erhält Google von uns nur Angaben zum Restaurant und seine freien Zeiten, keine Daten anderer Gäste.
Google (Google Ireland Ltd., Irland) ist dabei kein Dienstleister von uns, sondern bietet die Buchungsfunktion in eigener Verantwortung an; für die Verarbeitung in Google Maps und der Suche gilt die Datenschutzerklärung von Google. Eine Übermittlung in die USA durch Google ist nicht ausgeschlossen. Möchtest du nicht über Google buchen, kannst du jederzeit über die Buchungsseite des Restaurants reservieren.
Für den Zugang zum Tofu-Dashboard verarbeiten wir Konto- und Anmeldedaten (Name, E-Mail, Workspace) sowie technische Zugriffsdaten, soweit dies für den sicheren Betrieb erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bei der Registrierung prüft Cloudflare Turnstile, ob ein Mensch das Formular ausfüllt (Schutz vor Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Deine Reservierungsdaten erhält das Restaurant, bei dem du reservierst — es sieht die Reservierung in seinem Tofu-Zugang und wird ggf. per E-Mail benachrichtigt. Daneben erhalten sie nur die unten genannten Dienstleister, soweit für ihre Aufgabe nötig, und bei Buchungen über Google oder KI-Assistenten deren Anbieter im oben beschriebenen Umfang. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:
Bei Dienstleistern in den USA erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Im Einzelnen:
Auf Wunsch löschen wir dein Gastprofil, deine Reservierungen und deine Gesprächsprotokolle früher, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
Dir stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch zu. Zudem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Wende dich hierfür an hallo@tofu.app.